Algemene voorwaarden TMedia

  1. Toepassing van de algemene voorwaarden

    1. Deze algemene voorwaarden gelden op alle aanbiedingen van en op alle overeenkomsten met TMedia, ook al staan er strijdige bepalingen vermeld op documenten van de klant. Deze voorwaarden worden als gekend en aangenomen beschouwd door de klant door het loutere feit met TMedia te onderhandelen of een overeenkomst met TMedia af te sluiten.
    2. Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de klant. De algemene voorwaarden van de klant dienen dus als niet bestaande beschouwd te worden, behoudens schriftelijke en door TMedia ondertekende vrijstelling.
    3. Eventuele nietigheid of ongeldigheid van één van de hier vermelde clausules of onderdelen van de clausules, heeft geen invloed op de geldigheid van de andere gedeelten.

  2. Wijzigingen in de algemene voorwaarden

    1. TMedia is gerechtigd de algemene voorwaarden te wijzigen of aan te vullen. Wijzigingen van ondergeschikt belang kunnen te allen tijde worden doorgevoerd. Grote inhoudelijke wijzigingen worden (bij voorbaat) met de klant besproken.

  3. Prijzen, offertes, bestekken, bestellingen

    1. Prijsoffertes, bestekken en financiële voorstellen opgesteld door TMedia zijn steeds gebaseerd op de op dat moment geldende voorwaarden van lonen, materialen en diensten. Indien er zich dienaangaande lopende de duurtijd van het bestek/offerte wijzigingen zouden voordoen behoudt TMedia zich uitdrukkelijk het recht voor haar prijzen en tarieven op evenredige wijze aan te passen aan deze gewijzigde waarden.
    2. Prijsoffertes, bestekken en financiële voorstellen opgesteld door TMedia zijn vrijblijvend en in geen geval bindend voor TMedia tot op het moment dat de klant het voorstel aanvaardt.
    3. Er is sprake van een overeenkomst wanneer de klant de offerte ongewijzigd binnen de 14 dagen ondertekent en terugzendt naar TMedia. De klant is gebonden aan de overeenkomst van zodra hij een bestelling plaatst of een order bevestigt. De overeenkomst vervangt alle mondelinge/schriftelijke akkoorden die eerder zijn afgesloten.
    4. Stel dat de scope en de functionaliteiten tijdens en/of na het traject wijzigen dan worden alle aanpassingen in regie uitgevoerd aan het uurtarief dat op dat moment geldig is, tenzij dit met de klant anders is afgesproken.
    5. De prijzen voor de geleverde producten en/of diensten kunnen jaarlijks worden aangepast overeenkomstig de veranderingen in het nationaal inflatiecijfer, zoals gepubliceerd door het Nationaal Instituut voor de Statistiek of een vergelijkbare officiële instantie. De aanpassing wordt berekend op basis van het gemiddelde inflatiecijfer van het voorgaande kalenderjaar. Deze prijsaanpassing wordt geacht effectief te zijn vanaf de eerste dag van het nieuwe kalenderjaar en wordt toegepast op alle bestaande en nieuwe contracten.

  4. Levering

    1. De leveringsdatum is slechts een aanwijzing en bindt TMedia niet. De klant heeft geen recht op een schadevergoeding of een prijsvermindering, noch recht op de ontbinding van de overeenkomst of een eis tot schadeloosstelling van welke aard ook wanneer de levering vertraging oploopt.
    2. Wanneer TMedia en de klant een bindende leveringstermijn overeengekomen zijn dan wordt deze termijn verlengd indien de klant er niet in slaagt om informatie, documenten, originelen of beelden die een must zijn voor het webproject (tijdig) over te maken. Deze termijn wordt ook verlengd indien de klant bijkomende bestellingen plaatst of verbeterde proeven niet tijdig aanvaardt.

  5. Betalingen

    1. De facturen van TMedia zijn contant betaalbaar, tenzij anders werd bedongen. Indien de klant de factuur betwist dan dient hij dat per aangetekend schrijven binnen de vijf werkdagen na de verzending van de factuur over te maken aan TMedia. De klant zal hierbij steeds de datum en nummer van de factuur dienen te vermelden in zijn schrijven. Een betwisting kan geen uitstel of schorsing van betaling betekenen.
    2. De klant betaalt de factu(u)r(en) uiterlijk op de vervaldag door overschrijving op het rekeningnummer van TMedia. Indien de klant de algemene voorwaarden niet respecteert dan komen toegestane kortingen te vervallen.
    3. Indien de klant zijn factuur op de vervaldag nog niet betaald heeft, dan stuurt TMedia een aanmaning. Betaalt de klant binnen de 8 dagen na ontvangst van deze aanmaning niet, dan is de klant een nalatigheids-intrest verschuldigd aan de intrestvoet bepaald in artikel 5 van de wet van 02/08/2002 ter Bestrijding van de Betalingsachterstand bij Handelstransacties. TMedia brengt ook een forfaitaire schadevergoeding in rekening van 10% van het factuurbedrag met een minimum van € 125 excl. btw. TMedia berekent de verschuldigde interest vanaf de datum van aanmaning tot aan de volledige betaling.
    4. Ten laste van de klant komen tevens alle (buiten-)gerechtelijke kosten van welke aard dan ook, die TMedia, als gevolg van de niet nakoming door de klant van diens (betalings-) verplichtingen, heeft moeten maken.
    5. Daarnaast behoudt TMedia zich het recht voor om de verdere uitvoering van haar verbintenissen met de klant op te schorten totdat de klant de vervallen factu(u)r(en) heeft betaald. Elke vertraging in de betaling door de klant maakt alle verschuldigde sommen ineens opeisbaar. Creaties ontworpen door TMedia mogen in dit geval niet (langer) door de klant gebruikt worden.
    6. TMedia kan de uitgevoerde werken pas opleveren na betaling door de klant van 100% van de facturen. De broncode en de intellectuele eigendomsrechten verbonden aan het visuele ontwerp van de website zijn eigendom van TMedia en worden niet overgedragen aan de klant, tenzij dit met de klant anders is afgesproken. De klant kan nooit aanspraak maken op de broncode van het CMS van TMedia. Het CMS is en blijft ten allen tijde eigendom van TMedia.
    7. Webprojecten die de klant “on hold” zet, kunnen geen uitstel of schorsing van betaling genieten.
    8. TMedia kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen en/of de toegang tot diensten (vb. website, cms, webshop …) geheel of gedeeltelijk en al dan niet tijdelijk te blokkeren, indien de klant één of meer van zijn verplichtingen beschreven in deze overeenkomst geheel of gedeeltelijk niet nakomt (vb. een factuur niet betalen) zonder dat de klant aanspraak kan maken op terugbetaling van vooruitbetaalde vergoedingen of enerlei schadevergoeding. TMedia zal de klant hier in elk geval van op de hoogte stellen.
    9. Verder kan TMedia de overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling en van rechtswege met onmiddellijke ingang beëindigen in het geval de klant in staat van faillissement is verklaard, de klant een gerechtelijk akkoord heeft gevraagd of aanvaard, of meer algemeen de klant in staking van betaling verkeert.

  6. Klachten

    1. Klachten betreffende de geleverde diensten kunnen niet meer aanvaard worden wanneer zij niet schriftelijk bij ons toekomen binnen vijf dagen na levering. Verborgen gebreken moeten binnen korte termijn na de ontdekking ervan gemeld worden. Alle klachten moeten gemeld worden per aangetekende brief met ontvangstbewijs.
    2. Klachten geven de koper geenszins het recht de nakoming van zijn verplichting tegenover TMedia op te schorten.
    3. TMedia is niet aansprakelijk voor schade in de ruimste zin van het woord.

  7. Aansprakelijkheid

    1. TMedia draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud van de website. Alleen de opdrachtgever is aansprakelijk voor de juistheid van de verstrekte informatie die in de website vermeld wordt, voor de aangebrachte (hyper)links en voor de door hem verstrekte illustraties (foto’s, logo’s, enz.). Deze opsomming is niet limitatief. De opdrachtgever verbindt er zich toe alle eventuele verschuldigde auteursrechten voor zijn rekening te nemen.
    2. Alle mogelijke gevallen van overmacht, zijnde over het algemeen alle omstandigheden die de uitvoering van de bestelling verhinderen, verminderen of vertragen of die een overdreven verzwaring van de verplichtingen van TMedia zouden teweegbrengen, ontslaan TMedia in elk geval van haar aansprakelijkheid voor het niet, het laattijdig of het gebrekkig uitvoeren van haar verbintenissen, zonder dat zij gehouden zal zijn tot enige schadevergoeding.
    3. TMedia zal zich inspannen om haar prestaties zo snel mogelijk, technisch vlot en met zo weinig mogelijk hinder te laten verlopen. Gelet op de technische complexiteit en verscheidenheid van de computertechnologie zal TMedia echter niet aansprakelijk gesteld kunnen worden voor eventuele onderbrekingen, vertragingen, storingen of gegevensverlies, en verleent ze geen expliciete, noch impliciete garantie op haar prestaties. Ook bij het wegvallen van de server(s) kan TMedia niet aansprakelijk gesteld worden. TMedia zal van zodra dit euvel wordt opgemerkt al het nodige doen om de serverproblemen op te lossen en de website opnieuw online te plaatsen.
    4. TMedia is bij haar activiteiten afhankelijk van de medewerking, diensten en leveringen van derden, waar TMedia weinig of geen invloed op kan uitoefenen. TMedia kan derhalve op geen enkele manier aansprakelijk gesteld worden voor gebreken en disfuncties in producten of diensten afkomstig van derden of voor nalatigheid, verzuim of wanprestatie van deze derden.
    5. TMedia is niet aansprakelijk voor schending van octrooien, licentie of andere rechten van derden door het gebruik van gegevens, welke haar door of vanwege de klant ter uitvoering van de opdracht zijn verstrekt.
    6. TMedia draagt geen enkele aansprakelijkheid voor schade die het gevolg zou kunnen zijn van het gebruik van de door hem gecreëerde website door de opdrachtgever en/of door derden en zal uit dien hoofde nooit kunnen gehouden zijn tot gelijk welke schadevergoeding.
    7. TMedia is niet aansprakelijk voor fouten in de uitvoering te wijten aan onvoldoende of verkeerde input door de klant.
    8. TMedia kan niet aansprakelijk gesteld worden voor enige fout (zelfs een grove fout) van haar of haar aangestelden, behoudens ingeval van bedrog. TMedia zal, wat ook de oorzaak, de vorm of het voorwerp is van de vordering waarbij de aansprakelijkheid wordt ingeroepen, in geen geval aansprakelijk kunnen worden gesteld voor enige gevolgschade zoals bijvoorbeeld verlies van verwachte winst, daling van omzet, verhoogde operationele kosten, verlies van cliënteel, welke de klant of derden zouden lijden ten gevolge van enige fout of nalatigheid van TMedia of een aangestelde.
    9. De aansprakelijkheid van TMedia met betrekking tot aan de klant geleverde diensten is in elk geval beperkt tot ofwel de terugbetaling van de door de klant betaalde prijs, ofwel het opnieuw uitvoeren van de diensten, naar keuze van TMedia. De totale aansprakelijkheid van TMedia, zal nooit meer bedragen dan de prijs die door de klant aan TMedia werd betaald voor de diensten die aanleiding gaven tot het schadegeval.
    10. Wat de diensten afkomstig van derde leveranciers betreft, aanvaardt TMedia geen enkele aansprakelijkheid boven of anders dan de aansprakelijkheid die de derde leveranciers bereid zijn te aanvaarden voor hun producten of diensten.
    11. TMedia kan niet aansprakelijk gehouden worden voor het gebruik van foto's of lettertypes geleverd en/of goedgekeurd door de klant.
    12. Inzake software het volgende: de feilloze werking van een computerconfiguratie (het geheel van hardware en software) kan nooit volledig worden gegarandeerd, dit zowel wegens externe factoren (stroomuitval of –storing, blikseminslag,…) als wegens factoren eigen aan de computerconfiguratie (defecten, netwerkstoringen, onontdekte fouten in systeem- en toepassingssoftware,…), zodat o.m. onverwacht verlies van (zelfs alle) programma’s en/of gegevens kan optreden. De klant verbindt zich ertoe aangepaste mechanismen voor de beveiliging, de bewaring en de herstelling van gegevens te installeren.

  8. Annulatie

    1. De klant kan de bestelling annuleren zolang TMedia de werkzaamheden nog niet gestart is en mits betaling van een schadevergoeding van 30% van de overeengekomen prijs met een minimum van € 300 excl. btw.
    2. Mocht blijken dat TMedia al gestart is met de werkzaamheden op het moment van annulatie, dan behoudt TMedia zich uitdrukkelijk het recht voor om een grotere schadevergoeding te eisen.

  9. Overmacht

    1. Wanneer TMedia ten gevolge van overmacht, staking, lock-out of andere onverwachte gebeurtenissen niet in de mogelijkheid verkeert de overeenkomst uit te voeren, behouden wij ons het recht voor de overeenkomst te beëindigen zonder dat enige schadevergoeding kan worden geëist.

  10. Risico

    1. Alle goederen die eigendom zijn van de klant en zich bij TMedia bevinden, worden er bewaard op risico van de klant.

  11. Bronbestanden

    1. Bronbestanden, gebruikt voor de creatie van het product worden niet aangeleverd tenzij anders vermeld in de overeenkomst. Bronbestanden kunnen echter steeds tegen betaling verkregen worden.
    2. Onder bronbestanden dient te worden begrepen de volledige ASP.NET-code, databases, beeld- en bronbestanden.

  12. Intellectuele eigendomsrechten CMS

    1. De intellectuele eigendomsrechten verbonden aan het CMS (d.i. de nodige software voor het beheer van de inhoud van de website) behoren exclusief toe aan TMedia of een derde waarmee TMedia hieromtrent een overeenkomst heeft gesloten. Mits betaling van een jaarlijkse licentievergoeding, bepaald in de offerte van TMedia, en onder opschortende voorwaarde van de volledige betaling van deze vergoeding, verkrijgt de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruikslicentie op deze software. Het is de klant verboden om sublicenties aan derden toe te kennen, dan wel de software op eender welke wijze aan derden ter beschikking te stellen, mee te delen, te gebruiken ten behoeve van derden of te commercialiseren.

  13. Domeinnaam

    1. Bestelt de klant een domeinnaam via TMedia, dan komen de rechten verbonden aan deze domeinnaam uitsluitend toe aan de klant. TMedia staat als agent in voor het beheer van de domeinnaam voor zover de klant hiertoe de verschuldigde jaarlijkse vergoeding betaalt aan TMedia. Deze beheerovereenkomst is van onbepaalde duur en kan per aangetekende brief worden opgezegd uiterlijk één maand voor de verjaardag van de domeinnaamregistratie.

  14. Webhosting

    1. Voor de hosting werkt TMedia samen met een gespecialiseerde hostingpartner. Een beschrijving van de hosting diensten en de aansprakelijkheid van deze partner is opgenomen in de Service Level Agreement (SLA) van deze hostingpartner. Deze SLA kan worden aangepast of gewijzigd door de hostingpartner. Op eerste verzoek van de klant bezorgt TMedia de klant een kopie van de actuele versie van de SLA.
    2. TMedia biedt de klant hostingdiensten op jaarbasis aan. Indien de klant deze dienst wenst op te zeggen, dient hij dit uiterlijk 1 maand vóór het aflopen van het jaarcontract te doen. Dit kan op basis van een aangetekende brief. Bij laattijdige opzeg wordt het jaarcontract stilzwijgend verlengd en zal de klant de vergoeding voor het volgende jaar verschuldigd zijn.
    3. TMedia neemt geen verantwoordelijkheid voor gebeurlijke 'downtime' van de door haar gehoste producten, vermits we zelf geen controle hebben over de goede werking hiervan en enkel de derde partij hiervoor verantwoordelijk kan zijn. Ook zijn we niet aansprakelijk voor de bedrijfsschade of andere indirecte schade, waaronder begrepen gederfde winst en gemiste besparingen.
    4. TMedia kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele schade door derden (hackers en anderen die misbruik maken van de geleverde producten).
    5. TMedia behoudt zich aldus het recht voor om bepaalde immateriële roerende goederen of diensten bij toeleveranciers aan te kopen bestemd voor wederverkoop.
    6. TMedia kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld bij een technische, toevallige, opzettelijke, onopzettelijke, grove of nalatige fout van de toeleverancier. TMedia verbindt zich ertoe ondersteuning en advies te geven aan de klant waar mogelijk en voorziet in passende stappen tegen de toeleverancier.

  15. Onderhoudscontract

    1. Na oplevering werkt TMedia met de klant verder onder een onderhoudscontract. Zo’n onderhoudscontract laat ons toe om een vast aantal uren te reserveren in de planning om kleine wijzigingen en bugs aan te pakken en ondersteuning te leveren tegen een vaste kostprijs. Het contract is 1 jaar geldig, tenzij anders met de klant werd overeengekomen.
    2. Nieuwe functionaliteiten of grote aanpassingen aan de website vallen niet onder het onderhoudscontract. Hiervoor maakt TMedia een nieuwe prijsofferte op en legt die voor aan de klant. Ze worden enkel uitgevoerd wanneer TMedia tot een overeenkomst komt met de klant.

  16. Beëindiging van de overeenkomst

    1. Indien de klant zich schuldig maakt aan een zware contractuele wanprestatie die de klant niet herstelt binnen de 8 dagen na ontvangst van een ter post aangetekende ingebrekestelling, heeft TMedia het recht om ofwel (1) de overeenkomst te schorsen totdat de klant zijn verbintenissen is nagekomen, ofwel (2) de overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen. De niet-betaling van een of meerdere facturen op hun vervaldag, zal altijd worden beschouwd als een zware contractuele wanprestatie.
    2. Bij beëindiging van de overeenkomst zal de klant alle door TMedia verleende diensten betalen, alsook de kosten die TMedia moet maken als gevolg van deze beëindiging, vermeerderd met een forfaitaire schadevergoeding van 30% van het bedrag dat TMedia nog had kunnen factureren aan de klant indien de overeenkomst volledig zou zijn uitgevoerd. Bovendien behoudt TMedia het recht om een hogere schadevergoeding te vorderen indien zij bewijst dat haar werkelijk geleden schade groter is dan de forfaitaire schade zoals hierboven bepaald.
    3. Elke partij aanvaardt om aan de andere partij een redelijke termijn toe te kennen om haar eventuele tekortkomingen te verhelpen, en om steeds eerst te zoeken naar een minnelijke regeling.

  17. Geheimhoudingsplicht

    1. Partijen verbinden zich ertoe de commerciële en technische informatie en de bedrijfsgeheimen die zij vernemen van de andere partij, zelfs na de beëindiging van de overeenkomst, geheim te houden en enkel te gebruiken voor de uitvoering van de overeenkomst.

  18. Persoonsgegevens

    1. Voor zover de klant persoonsgegevens verwerkt op de server(s) van TMedia, heeft TMedia de hoedanigheid van verwerker. De klant heeft de hoedanigheid van verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wet Verwerking Persoonsgegevens. De klant verklaart de verplichtingen die rusten op de verantwoordelijke voor de verwerking, opgenomen in deze wet, integraal na te leven.
    2. In het kader van de diensten voor de klant, verwerkt TMedia persoonsgegevens van de door de klant opgegeven contactpersonen. De contactgegevens van deze personen worden verwerkt voor het doeleinde ‘klantenbeheer’, i.e. om met de klant in contact te treden m.b.t. de diensten. De contactpersonen hebben een recht van toegang en verbetering m.b.t. hun gegevens.

  19. Verwerkersovereenkomst

    De verwerkersovereenkomst (hierna: overeenkomst) is van toepassing op alle vormen van verwerking van persoonsgegevens die TMedia (hierna: verwerker) uitvoert ten behoeve van een wederpartij aan wie zij diensten levert (hierna: verwerkingsverantwoordelijke) op grond van het tussen de partijen gesloten jaarcontract.

    1. Algemene context en voorafgaande bepalingen

      De verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens, waarvan hij bepaalde aspecten van de verwerking ervan wil toevertrouwen aan de verwerker. Deze overeenkomst heeft als doel de uitvoering en de organisatie van die verwerking door de verwerker te regelen.

      Alle betrokken partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om volgende bepalingen na te leven:

      • Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, hierna privacywet genoemd.
      • Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018
      • Andere relevante regelgeving

    2. Opdracht context

      Onderhavige verwerkersovereenkomst heeft louter als doel de afspraken te formaliseren die tussen partijen worden gemaakt met betrekking tot de bescherming van persoonsgerelateerde gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018. De verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke en zal persoonsgegevens slechts inzien en/of verwerken indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij zal de verwerker alle redelijke instructies van de verwerkingsverantwoordelijke opvolgen.

      Overeenkomstig deze instructies en de bepalingen van deze overeenkomst zal de verwerker ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke enkel persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden (ook gekend als finaliteit):

      • Levering van managed CMS voor de voeding van de website(s). Dit systeem bevat identiteitsgegevens voor authenticatie en beveiligingslogging. Alle bijkomende gegevens worden door de verwerkingsverantwoordelijke op aanvraag en/of binnen het systeem geconfigureerd. Ze worden door de verwerker als zijnde vertrouwelijk verwerkt. De opsomming van het soort persoonsgegevens en de bewaartermijn zijn daardoor ook de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke.

      De verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve de verwerkingsverantwoordelijke verricht. De AVG somt de elementen op die in het register moeten worden opgenomen, meer bepaald terug te vinden onder ‘artikel 30 - Register van de verwerkingsactiviteiten’ van de AVG. Op eenvoudig redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke is de verwerker ertoe gehouden dit register voor te leggen. De verwerker engageert zich om het register operationeel te hebben tegen uiterlijk 24 mei 2018.

    3. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

      De verwerker is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die hij van de verwerkingsverantwoordelijke ontvangt. Uitzondering op deze regel is slechts mogelijk voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel de verwerker tot mededelen verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.

      Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan verantwoordelijke voor de verwerking. De geheimhouding blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van deze overeenkomst.

    4. Gebruik van gegevens


      1. Gegevensdeling

        Gegevens mogen door de verwerker alleen worden verwerkt voor de doeleinden die in deze overeenkomst omschreven worden. De verwerkingsverantwoordelijke machtigt de verwerker deze gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en gemachtigd zijn om die gegevens te ontvangen.

        De mededeling van gegevens aan derden die niet rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, is verboden, tenzij dit door of krachtens de wet of krachtens een rechterlijk bevel wordt opgelegd. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan verantwoordelijke voor de verwerking.

      2. Onderaanneming

        Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de verwerker onderaannemingscontracten afsluiten met derden.

        De verwerkingsverantwoordelijke stemt hierbij over het algemeen in met het subverwerken van persoonsgegevens door subverwerkers om de doeleinden te bereiken. Indien de verwerker de verwerking van persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke (gedeeltelijk) uitbesteedt, dan doet de verwerker dit steeds door middel van een overeenkomst met de subverwerker die dezelfde of minstens evenwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt aan de subverwerker als de verplichtingen die onder deze overeenkomst zijn opgelegd aan de verwerker. Indien de subverwerker er niet in slaagt om zijn gegevensbeschermingsverplichting te vervullen krachtens een dergelijke overeenkomst, zal de verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.

        De verwerker houdt een actuele lijst bij van de actieve onderaannemingscontracten met subverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op schriftelijk verzoek (incl. via e-mail) bezorgen aan de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker brengt de verwerkingsverantwoordelijke op structurele basis op de hoogte wanneer deze lijst wijzigt.

        Het feit dat de verwerker zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk toevertrouwt aan derden ontheft hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze derden.

        Alle verplichtingen die de verwerker worden opgelegd worden tevens opgelegd aan elk van zijn werknemers of onderaannemers voor de diensten die hen betreffen. De verwerker zal in het bijzonder zijn werknemers of onderaannemers de geheimhoudingsverplichting die op hem rust opleggen. Hij zal het bewijs van hun naleving hiervan ter beschikking houden van de verwerkingsverantwoordelijke.

      3. Duplicatie en bewaring van gegevens

        De verwerker mag van de ter beschikking gestelde gegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst.

        De verwerker zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de diensten waarvoor ze ter beschikking worden gesteld en dit voor een termijn van maximaal 6 maanden na het stopzetten van de overeenkomst. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal de verwerker ze onherstelbaar uitwissen dan wel terugbezorgen aan de verwerkingsverantwoordelijke, dit conform de gemaakte afspraken in de SLA. Bij het ontbreken van een SLA wordt de termijn bepaald in onderling overleg.

        Voor wat betreft het terugbezorgen van data na de stopzetting van de overeenkomst, wordt verduidelijkt dat het ter beschikking stellen van ruwe data (bv. Oracle, SQL) kosteloos is. Het overdragen van bewerkte data / servers is betalend in lijn met te maken of gemaakte afspraken.

        De verwerker zal op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk alle kopieën van de verwerkte persoonsgegevens en afgeleiden, afkomstig van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, ter beschikking stellen en/of onherstelbaar vernietigen.

        De verwerker zal de gegevens nooit opslaan op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Daarnaast zal de verwerker de gegevens niet opslaan op een locatie buiten het Europese grondgebied, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke kan voorwaarden verbinden aan haar toestemming.

        Op eventuele duplicaten van gegevens en hun afgeleiden zijn dezelfde beperkingen en verplichtingen van toepassing als op de originele gegevens.

    5. Veiligheid


      1. Toegang tot de gegevens

        De verwerker garandeert dat de personen die in zijn naam en voor zijn rekening werken uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taak of opdracht in het kader van deze overeenkomst uit te voeren. Dit geldt voor personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht.

        De verwerker voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot gegevens.

        De verwerker neemt maatregelen met betrekking tot de preventie en opsporing van fraude en elk ander oneigenlijk gebruik van of toegang tot systemen en netwerken.

        Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de verwerker. Er is tevens een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen. Onderdeel hiervan is het informeren van de verwerkingsverantwoordelijke.

        De verwerker verstrekt op redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke de nodige informatie over de mechanismen voor fysieke en/of elektronische toegang tot de systemen en gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze mechanismen moeten een aantoonbaar veilige manier voorzien om toegang tot de gegevens te verschaffen.

        De verwerker voorziet op redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke een geactualiseerde lijst van het personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht en de machtigingen die zij hebben met betrekking tot de verwerkte gegevens.

      2. Incidenten melden

        De verwerker verbindt zich er toe alle (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen tot persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens te melden. De verwerker meldt dit onmiddellijk aan de verwerkingsverantwoordelijke, ten laatste 24 uur na het vaststellen van het incident. Daarnaast zal de verwerker alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen te voorkomen of te beperken.

        De verwerker zal in deze melding minstens het volgende aangeven:

        • aard van het incident
        • tijdstip van vaststelling
        • geïmpacteerde gegevens
        • direct genomen maatregelen om bijkomende schade te beperken
        • tijdstip van afsluiting van het incident
        • structureel genomen maatregelen ter voorkoming in de toekomst

        De verwerkingsverantwoordelijke zal datalekken die onder een wettelijke meldplicht vallen, melden bij de betreffende toezichthouder binnen de wettelijke voorziene tijdsspanne.

      3. Sensibilisatie en opleiding van personeel met toegang tot gegevens

        De verwerker verbindt zich ertoe de personen die onder zijn verantwoordelijkheid of gezag werken kennis te geven van:

        • de bepalingen van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en van zijn uitvoeringsbesluiten
        • elk voorschrift betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
        • enige ander voorschrift dat van toepassing is op de verwerking van gegevens in het kader van de opdracht waarop deze overeenkomst van toepassing is.

        De verwerker brengt de verwerkingsverantwoordelijke op aanvraag schriftelijk (inclusief e-mail) op de hoogte van de precieze manier waarop hij deze verbintenis nakomt.

      4. Minimale technische en organisatorische maatregelen

        De verwerker waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van alle gegevens die hij in het kader van dit contract bewerkt. Dit doet hij minstens door het implementeren en gebruiken van beveiligingstechnologieën en – technieken, die in overeenstemming zijn met de best practices in de industrie. Dit is inclusief mechanismen om kwetsbaarheden te detecteren en/of te identificeren en het tijdig doorvoeren van patches en/of updates.

        De verwerker verzekert dat, voor zover zij redelijkerwijze hoort te weten, geen enkele uitrusting of software die hij in het kader van dit contract gebruikt een inbreuk maakt op het intellectuele eigendomsrecht van een derde (zoals het auteursrecht, octrooi, recht sui generis, merk, …)

        De verwerker zal uiterlijk tegen 24 mei 2018 een functionaris voor gegevensbescherming aanwijzen en heeft tenminste een actueel veiligheidsbeleid- en plan dat jaarlijks wordt herzien.

        Activiteiten die gebruikers uitvoeren met persoonsgegevens of afgeleiden worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot wijziging of verlies van relevante gegevens.

        De verwerker gebruikt vastgelegde procedures om de beschikbaarheid van informatie, software en andere bedrijfsmiddelen te waarborgen, inclusief de procedures ter borging van de beschikbaarheid tijdens de kritische momenten.

        De verwerker voorziet een SLA in samenspraak met de verwerkingsverantwoordelijke waarin afspraken omtrent beschikbaarheid van de gegevens en van de relevante diensten worden gemaakt. Deze afspraken moeten duidelijk, ondubbelzinnig en bij voorkeur kwantificeerbaar zijn. De verwerker rapporteert hierover minstens 1 maal per jaar aan de verwerkingsverantwoordelijke.

    6. Controlemogelijkheden

      De verwerkingsverantwoordelijke heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze overeenkomst te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de verwerker de gegevensverwerking uitvoert of waar zij de relevantie informatie in verband met dit controlerecht ter beschikking stelt. De verwerkingsverantwoordelijke zal de verwerker minstens tien (10) dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk (inclusief e-mail) hierover inlichten. Een dergelijke audit zal niet vaker dan 1 keer per contractjaar plaatsvinden.

      Op eenvoudig redelijke verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, is de verwerker ertoe gehouden alle redelijkerwijze verlangde informatie te verstrekken en bijstand verlenen bij het uitvoeren van de audits.

      In audits geconstateerde tekortkomingen worden door de verwerker opgepakt en omgezet tot een plan. Dit plan wordt binnen de termijn conform de afgesloten SLA op het vlak van incident – en changemanagement of, ingeval er geen SLA van toepassing is, een redelijke termijn die in verhouding staat tot de ernst en de complexiteit van de vastgestelde tekortkoming ter beoordeling en goedkeuring aan verantwoordelijke voor de verwerking aangeboden.

      De verwerker draagt voor eigen rekening zorg voor de implementatie van de corrigerende maatregel en dit in overeenstemming met de timing die in het vooropgestelde plan (cfr supra) is opgegeven, tenzij de partijen anders overeenkomen.

    7. Start en einde overeenkomst

      Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 25 mei 2018. De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode dat de overeenkomst voor verwerkingsactiviteiten door de verwerker van kracht is. Indien laatstgenoemde overeenkomst wordt beëindigd, eindigt ook de onderhavige overeenkomst met uitzondering van de geheimhouding, deze blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van deze overeenkomst (zie punt 3).

      Elke partij kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de wederpartij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst en ook dertig (30) dagen na schriftelijke (inclusief e-mail) ingebrekestelling de tekortkoming niet is opgeheven, onverminderd het recht op schadevergoeding.

      Wanneer deze overeenkomst een einde neemt, bezorgt de verwerker aan de verwerkingsverantwoordelijke of aan al wie de verwerkingsverantwoordelijke aanstelt, een actuele kopie van de gegevens. Alle (al dan niet vertrouwelijke) informatie of documenten die nodig zijn voor de latere verwerking van de gegevens en alle kopieën van deze informatie die in het bezit of beheer zijn bij de verwerker, zijn (ingehuurd) personeel of onderaannemers, in welke vorm dan ook, worden teruggegeven in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke op dat moment verzoekt deze informatie te vernietigen.

      De verwerker zal in goede trouw en ijverig bijdragen tot de doorgifte van alle gegevens naar het informaticasysteem dat door de verwerkingsverantwoordelijke wordt aangewezen.

      Als alle gegevens en databases zijn doorgegeven, stelt de verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de gegevens en vernietigt hij (onherstelbaar) elke kopie en back-up (zie punt 4.3) van de gegevens die hij nog zou bezitten, tenzij dit contractueel anders overeengekomen wordt tussen de partijen. De verwerker bezorgt na de uitvoering van de vernietiging een ondertekende “Verklaring van vernietiging” aan de verwerkingsverantwoordelijke.

    8. Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van de partijen

      De verwerker is verantwoordelijk voor de schade voortvloeiende uit het niet nakomen van deze overeenkomst alsmede de krachtens de privacywet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gegeven voorschriften die van toepassing zijn op de verwerker, onverminderd de aansprakelijkheid op grond van andere regels, voor zover ontstaan door zijn werkzaamheid.

      De aansprakelijkheid van de verwerker ten opzichte van de verwerkersverantwoordelijke is evenwel beperkt tot maximaal het bedrag dat het equivalent is van 1 maand dienstverlening met betrekking tot de diensten waarop de inbreuk betrekking heeft.

      De verwerker zal op geen enkele wijze aansprakelijk zijn voor schade die voortvloeit uit instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Indien de verwerkingsverantwoordelijke door een betrokkene wordt aangesproken met betrekking tot schadevergoeding, zal de verwerker tussenkomen in de procedure. Indien de verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk wordt gehouden, kan deze op de verwerker verhaald worden indien de verwerker toerekenbaar is tekortgeschoten in de naleving van deze overeenkomst en de krachtens de privacywet gegeven voorschriften.

    9. Geschillen

      Alle geschillen, verband houdend met de uitvoering van deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd. Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing.

    10. Slot

      De verwerker verklaart zich akkoord bovenstaande maatregelen te respecteren en ook op te leggen aan de medewerkers van zijn organisatie en aan iedereen die hij desgevallend inschakelt in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst. Hij beseft dat zijn organisatie verantwoordelijk kan gesteld worden voor misbruik of nalatigheid van zijn werknemers.

  20. Referentie

    1. Het werk dat TMedia aflevert voor de klant wordt opgenomen in een referentielijst of portfolio. De klant gaat hiermee akkoord.

  21. Toepasselijk recht – bevoegde rechtbank

    1. Al onze overeenkomsten worden beheerst door het Belgisch recht. In geval van geschillen zijn alleen de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brugge bevoegd.
    2. Indien de verkoper door de houding/nalatigheid van de koper wordt genoodzaakt tot invordering langs gerechtelijke weg, zullen alle daarmee verbandhoudende kosten, inclusief honoraria, ten laste van de koper worden verhaald.